Simple-Scan.

u ziet door de bomen het bos weer

Stapels papier. Elk bedrijf weet uit ervaring wat de nadelen van papieren documentstromen zijn. Alle inkomende documenten moeten apart geordend, verspreid en gearchiveerd worden. Maar ook deze documenten weer terugzoeken en daarna weer opruimen; het kost allemaal erg veel tijd. Daarnaast blijven ze op het bureau liggen of raken kwijt. Een greep uit de nadelen die allemaal te ondervangen zijn met Simple-Scan.

Met Simple-Scan kunnen uiteenlopende documenten als facturen, vrachtbrieven, poststukken, contracten, legitimatiebewijzen en urenbriefjes eenvoudig gedigitaliseerd worden. Een archief binnen handbereik dus. U kunt alle documenten van een relatie vanuit uw computer met een druk op de knop raadplegen. Daardoor hoeft u niet alle informatie, vanuit bijvoorbeeld een archief, bij elkaar te zoeken om een volledig beeld van de klant te krijgen.

Wat maakt Simple-Scan uniek?
Doordat Simple-Scan perfect gecombineerd kan worden met WinRIS, maar in de toekomst ook met andere relatiebeheersystemen, wordt het gescande document meteen bij de juiste relatie geplaatst. U hoeft alleen de documenten te verzamelen en de stapel onder de scanner te leggen. Simple-Scan slaat vervolgens automatisch de documenten op bij de juiste relatie en stelt deze documenten beschikbaar aan de personen waar deze bestemd voor zijn. Hierdoor hoeven documenten niet meer intern verspreid te worden. Een ander voordeel is dat alle documenten van een relatie meteen te vinden zijn. Dus alle uitgaande correspondentie én inkomende documenten zijn voortaan op één plaats te vinden.

Als de documenten verspreid zijn, krijgen de ontvangers het document in hun ‘te-doenlijst’. Dit werkt eenvoudig, maar zorgt er ook voor dat er controle kan plaatsvinden over de opvolging. U kunt zien of het document al verwerkt en behandeld is; aan een stapel papier ziet u niets. Daarnaast is Simple-Scan een veilig systeem. Wanneer er bijvoorbeeld brand uitbreekt, is alle informatie van uw relaties bewaard gebleven (na een back-up).

Uiteenlopende documenten kunnen worden gescand en worden automatisch geconverteerd naar volledig doorzoekbaar PDF-formaat. Maar documenten kunnen ook worden opgeslagen in de vorm van andere bestanden. Niets houdt u tegen.

Kortom, met Simple-Scan ziet u door de bomen het bos weer. Wij laten u graag een Simple-Scan demonstratie zien om de voordelen aan u te tonen! U kunt daarvoor contact met ons opnemen door te mailen of ons te bellen naar 0226-355590.